CLUB BELGE DU BOUVIER BERNOIS a.s.b.l. U.R.C.S.H. N° 1120

Article 1er

Ce règlement organise toutes les questions non prévues dans les statuts de l’association.

MANDATS

Article 2

Conformément à l’article 12 des statuts, les mandats de direction sont à renouveler tous les deux ans, suivant un ordre prédéterminé.

Les dirigeants nommés dans les statuts ont les numéros d’ordre suivants :

1)      VERBERCKT Lucas

2)      HEYLEN Roger

3)      VAN LIEFERINGEN Carinna

4)      HUYSMANS Edward

5)      VERSCHUEREN Andre

6)       LAURENT Johnny

7)       sans titulaire

Le mandat n°7 sera attribué au candidat qui est parfaitement bilingue afin de pouvoir exercer la fonction de second secrétaire (francophone).

En 2010 les mandats 1 et 4 sont vacants et renouvelables.

En 2012 les mandats 3 et 5 sont vacants et renouvelables

En 2014 les mandats 2, 6 et 7 sont vacants et renouvelables

Ce roulement se répète toutes les deux années.

Les mandataires sortants sont rééligibles, à condition qu’ils introduisent leur candidature par écrit auprès du secrétaire.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 3

Le conseil d’administration se réuni au minimum quatre fois par an et, le cas échéant, lorsque des problèmes importants se posent. Le conseil d’administration, au complet, est convoqué par écrit par le président. Il transmet au plus tard deux semaines avant la réunion, l’ordre du jour, le lieu de rencontre, la date et l’heure.

Article 4

Le vote par procuration n’est pas autorisé au cours des réunions du Conseil d’administration.

Article 5

Le secrétaire établi le procès-verbal de la réunion sauf si le conseil d’administration décide de ne rédiger qu’un index des décisions. Il est signé par le président et le secrétaire, après approbation par le conseil d’administration.

Article 6

Le secrétaire garde dans ses archives, les documents suivants relatif à chaque réunion du conseil de direction :

1)                 le procès-verbal ou l’index des décisions

2)                 le rapport périodique de la trésorerie

qui sont établi et signé tel que prévu dans ce règlement d’ordre intérieur.

Article 7 Le Président :

Le président du conseil d’administration préside les réunions du conseil d’administration. Il détermine l’ordre d’examen des sujets à traiter et veille à ce que les statuts et le règlement d’ordre intérieur soient respectés vigoureusement.

Il donne la parole et peut appeler chaque orateur à l’ordre si nécessaire. Il peut mettre fin à une discussion en cours, sauf si une majorité du conseil d’administration en décide autrement.

Il signe le procès-verbal approuvé de chaque réunion, conjointement avec le secrétaire. Lorsque le président est absent ou excusé, sa fonction est assumée par le vice-président ou lorsque ce dernier n’est pas présent, par le doyen d’âge des administrateurs présents.

Article 8 Le Secrétaire

Après chaque réunion du Conseil d’administration il rédige le procès-verbal de la réunion et le transmet aux membres du conseil d’administration. Après approbation au cours de la prochaine réunion, le procès-verbal est signé par le président ou son remplaçant et le secrétaire ou un deuxième administrateur.

Il rédige le rapport annuel relatif au fonctionnement de l’association qui, après avoir été approuvé par le conseil d’administration, est soumis à l’assemblée générale.

Tout document émanant du conseil d’administration ou de l’association est signé par le secrétaire.

Lorsqu’une version française est nécessaire il transmettra le texte néerlandais au deuxième secrétaire, qui se charge de la traduction. Le texte français est conservé avec l’original en néerlandais.

Les textes en français peuvent être signés « par ordre » par le deuxième secrétaire, au nom du secrétaire.

Article 9 Le deuxième Secrétaire

Le deuxième secrétaire se charge de la traduction des documents en français pour autant que nécessaire ou utile.

Les procès-verbaux des réunions sont gardés en néerlandais et ils seront traduit en français si nécessaire.

Le secrétaire de l’association rédige le rapport annuel relatif à la situation de l’association et le deuxième secrétaire le traduit en français. Cette version française sera lue en assemblée générale lorsqu’on en décide ainsi.

Il traduit également la revue du club en français. Elle est publiée en même temps que la version néerlandaise.

De chaque document traduit en français, le texte néerlandais est considéré comme document d’origine et le seul valable légalement. Le secrétaire archive également une copie en français, si le document existe dans cette langue.

Les fonctions de secrétaire et de deuxième secrétaire peuvent être exercées par un seul administrateur si le conseil d’administration l’estime nécessaire ou souhaitable.

Article 10 Le trésorier

Le trésorier est responsable des finances et des fonds de l’association. Il est chargé de l’encaissement des cotisations des membres.

Les dépenses ou les engagements financiers de plus de €1250 doivent être approuvé au préalable par le Conseil d’administration et ne sont exécutables que par une deuxième signature d’un membre du conseil d’administration. Il tient à jour le livre de caisse. Il justifie la gestion financière de l’association au cours de l’assemblée générale annuelle.

Il rédige périodiquement un rapport financier à soumettre à chaque réunion du conseil d’administration. Ce rapport concerne la période entre deux réunions consécutives du conseil d’administration. Chaque administrateur reçoit avant le début de la réunion une copie de ce rapport périodique. L’exemplaire original est signé par le président ou son remplaçant et par le secrétaire ou un deuxième administrateur, après avoir été approuvé par le conseil d’administration.

Il se charge du paiement des frais des manifestations organisées par l’association.

Les comptes et les pièces justificatives sont examinés annuellement par une commission financière, tel que prévu dans les statuts et sont soumis ensuite à l’assemblée générale. L’approbation est considérée comme une décharge du trésorier concernant sa gestion financière de l’année écoulée.

Le trésorier établi une liste alphabétique et numérique des membres qui sont admis par l’association. Il dresse la liste des membres, se charge de l’admission des nouveaux membres, encaisse les cotisations des membres, envoi les cartes de membre. Il transmet une liste des membres au président, au secrétaire, aux membres du conseil d’administration, au secrétaire de la commission d’élevage et au rédacteur de la revue en vue de la publication de la liste.

Article 11

Les dirigeants qui ne sont pas chargés d’une fonction spécifique doivent seconder les responsables d’une fonction.

Article 12

Les administrateurs ne peuvent prétendre aucune forme de rémunération.

Article 13

Chaque administrateur est obligé de remettre au conseil d’administration, à la fin de son mandat de direction, tous les documents de l’association qu’il possède.

ASSEMBLEE GENERALE

Article 14

Les points suivants figureront d’amblée à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle :

a)      procès-verbal de la précédente assemblée générale

b)      rapport annuel comptable du conseil d’administration

c)      rapport annuel comptable du trésorier

d)     approbation du budget pour le prochain exercice

e)      rapport de la commission des comptes et approbation par l’assemblée générale

f)       décharge des administrateurs

g)      désignation des administrateurs si des mandats sont vacants tel que prévu par le règlement d’ordre intérieur

h)      désignation d’une nouvelle commission des comptes

i)        sujets introduits pour être examinés (à introduire suivant la procédure prévue statutairement)

Article 15

Chaque membre a le droit d’introduire des propositions ou des motions au cours de l’assemblée générale. Après l’exposé par le membre, ce point peut être porté à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale à condition que l’assemblée l’approuve par simple majorité. Les propositions non reprises à l’ordre du jour ne peuvent faire l’objet d’une décision.

Article 16

En règle générale, l’assemblée générale est constituée valablement quel que soit le nombre de membres présent ou représenté. Les décisions de l’assemblée générale sont prises par simple majorité (plus de oui que de non). Le vote se fait suivant la procédure fixée à l’article 32 des statuts.

Article 17

Les votes non valables (c.-à.-d. signés, blanc, illisibles ou comportant d’autres mentions que le nom du candidat ou le sujet demandé par le président) seront considérés comme des voix négatives.

Article 18

L’exclusion d’un membre peut être proposée par le Conseil d’administration ou par au moins un cinquième des membres. La proposition d’exclusion doit être introduite à l’attention du secrétaire de l’association, par écrit et doit être motivée.

Le membre intéressé aura l’occasion de se défendre au cours d’une assemblée générale convoquée à cet effet. Il peut se faire seconder par une personne de son choix.

Celui qui a proposé l’exclusion pourra également désigner un représentant pour défendre son point de vue en la matière.

Après avoir entendu sa défense, l’assemblée générale prendra, à huis clos, une décision sur l’exclusion du membre. Une majorité de deux tiers est nécessaire pour confirmer l’exclusion. Si la proposition d’exclusion concerne un administrateur de l’association, celui-ci a droit de vote en la matière.

L’identité d’un membre exclu ne sera pas publiée dans le rapport de l’assemblée générale destiné à être publié dans la revue du club.

MEMBRES

Article 19

Chaque nouveau membre effectif A devra payer un supplément de €5 pour frais d’administration.

Le conseil d’administration peut exonérer certains membres du paiement de la cotisation et ils sont repris parmi les membres adhérents.

Ces derniers ne peuvent faire appel aux services de la médiation de nichées et n’ont pas droit de vote à l’assemblée générale.

Article 20

Après admission comme membre effectif et après paiement de la cotisation chaque membre effectif A recevra une brochure d’information reprenant :

a)                  les statuts de l’association

b)                 le règlement d’ordre intérieur

c)                  le règlement d’élevage de l’association

d)                 le règlement de la médiation de nichées

Article 21

Les personnes n’étant plus membre de l’association ne pourront jamais faire valoir des droits sur les biens de l’association.

Article 22

La cotisation est payable annuellement à la date d’inscription comme membre. Le trésorier transmettra une invitation de paiement au cours du mois précédant la date d’échéance. A défaut de paiement dans les deux semaines qui suivent l’échéance, un rappel sera envoyé par lettre recommandée à la poste. Les frais y afférents seront portés en compte. Si, une fois de plus, aucune suite est donnée à ce rappel l’article 9 des statuts sera appliqué. Le présent article entre en vigueur le 1^er janvier 2010

Article 23

Celui qui ne désire plus être membre de l’association le communique par écrit au trésorier.

Article 24

Les personnes qui introduisent leur démission dans le courant de l’année comptable en cours ou qui ont été exclus doivent payer la cotisation pour toute l’année sauf décision contraire de l’assemblée générale.

CIRCONSTANCES IMPREVUES

Article 25

Dans les cas non prévus par le règlement d’ordre intérieur, le conseil d’administration prendra les mesures qui s’imposent.

Article 26

Les membres ou leurs héritiers ne peuvent d’aucune façon exiger une partie du bien meuble ou immobilier de l’association.

MODIFICATION

Article 27

Ce règlement d’ordre intérieur ne peut être modifié que par une majorité de deux tiers des voix du conseil d’administration.

Article 28

Le présent règlement d’ordre intérieur a été approuvé par le conseil d’administration en séance du

6 mars 2009 et est d’application dès sa publication dans la revue.